当采购遇上RPA，如何四两拨千斤？
数字化时代智能新技术层出不穷，其中以软件机器人来仿真人类用户，来执行重复通用型任务的RPA技术应用场景正在不断丰富。采购是企业生产经营中必不可少的环节，同时也是企业全面数字化转型中重要的战略部门。然而，在数字化趋势中，相对于其他部门，采购的智能化进程稍显落后。当企业采购遇上RPA，如何通过轻量的RPA技术，来撬动显著的降本增效价值？
Q：什么是RPA？
A：RPA（Robotic Process Automation, 机器人流程自动化）的核心是通过自动化、智能化技术来代替“人”，通过软件机器人自动执行重复性、低价值、无需人工决策的固定性流程化操作。
Q：为什么采购需要RPA？
A：完整的采购端到端流程一般包含采购计划、供应商管理、询价/比价/议价、合同签订、请购/订购、收货、核对发票、申请付款等。各环节涉及到大量的数据处理、表单制作、信息比对等重复性工作，往往耗费大量人力和时间，还有较高的人工失误率。同时，随着疫情影响下的远程工作模式的普及，员工对于移动办公的要求也日益增长。企业在开源节流维持经营的状态下，也在不断寻求提高员工效率降低运营成本的创新方式。在这种情况下，传统上大量依靠办公室员工开展的采购工作面临着加速转型的需求。
Q：RPA对于采购的价值
A：RPA机器人由于可以根据事先编写好的脚本自动执行任务，可作为“数字员工“7x24小时全天候工作，为企业采购部从日常重复枯燥的低价值工作中解放大量人力的同时，还可以加速业务流程的高效性与准确性。这样一来，采购部门的工作重心就可以更多地转移到价值创造性工作，比如更多专注战略采购，更多关注在供应商合作与供应链优化，为企业整体转型提供战略性的支持。
简单来讲，RPA在采购流程中的价值有：
1、灵活轻量级部署，无缝对接已有系统，快速实施不占用额外资源
2、打破信息孤岛，轻松跨越财务、库存、生产、采购系统搜集数据，提高决策能力
3、根据企业需求，自动化全流程或部分流程，实现采购流程全生命周期管控，加速采购业务执行速度，低成本扩充生产力，降低采购运营成本与流程风险，增强采购合规性
RPA在采购端到端流程中的应用场景举例
1. 寻源管理
随机抽选评标人：RPA自动随机从专家库中抽选评标人，或者按照比例或要求抽选限定评标人，再通过接口自动将名单录入寻源项目，保证评标工作的公平公正。
2. 合同管理
通过RPA与NLP、OCR技术的结合，根据字符规则针对合同中的文字和图片提取关键信息，生成合同结构化数据，如供应商、合同条款、行项目等，再自动导入到合同管理系统中进行对应归档及后续执行追溯。
3. 供应商管理
1）供应商信息录入：通过RPA自动识别和整合供应商调查问卷以及更多开放供应商数据信息，以便高效全面的管理供应商基础信息，降低人工事务。
2）供应商批量评估：利用RPA定期批量触发供应商资质评估项目，通过抓取评估问卷中的关键信息及资格证书，与其他第三方数据进行比对，验证资质真实性与时效性，更精准高效地分级管理大量供应商。
4. 采购订单管理
通常情况下，采购部需要在检查库存水平后，针对库存不足的物料进行手动补货。借助RPA，即可实时监控设定物料库存水平，自动生成库存水平通知，以及在库存水平低于预设安全阈值时自动生成相应采购订单，从而帮助打造更高效的库存管理及采购执行流程，帮助提升企业供应链敏捷性。
5. 发票管理
通过RPA和OCR技术的结合，自动识别发票信息，提取发票基本数据导入到发票管理系统，为后续三单匹配（订单-收货单-发票）以及财务过账流程提高效率和精度。
针对发票管理场景，通常公司会设置专人进行采购订单的发票手工录入及匹配，往往要占用大量工作时间进行重复劳动，且易受人为错误影响。通过 SAP Ariba 发票管理和 SAP iRPA 结合的方案，企业采购或财务人员在收到供应商纸质发票后，可随时随地通过手机拍照发送至指定触发RPA的邮箱，RPA识别邮件附件发票信息后调用OCR进行图片数据提取及结构化，数据就可轻松导入到Ariba 发票管理中。Ariba 系统进行自动三单匹配，确认无异常处理后即可发起付款申请，保证采购到付款流程的高效与合规。
（SAP Ariba RPA 发票场景演示视频）
如何在采购领域更好地应用RPA
一、规范流程和业务规则，逐步扩展。要让固定执行命令的RPA有效应用于业务流程，需要首先确定非常明确、固定的流程、业务规则和步骤。企业可先从局部采购流程应用开始，通过结合人工智能的自主学习和认知能力，逐渐拓宽和延展RPA的应用范畴。
二、拥抱采购数字化趋势，推动数字化应用。RPA对数据和信息的处理，需要以文件数字化为基础，因此企业需要逐步应用电子合同、电子发票等发展趋势，以及结合前端OCR与AI技术，拓展RPA的单一功能。
三、控制数据安全，持续优化应用流程。RPA的特点是快速传输信息，出于信息和数据安全性的考虑，目前还需要人机交互进行适当监督与控制。同时需要在应用过程不断评估调整流程与范围，真正优化采购工作流。
随着中国人口红利的逐渐消失，劳动力不足的情况正在出现，人工成本的持续增加不利于企业的长远转型发展。互联网技术发展迅猛，人工智能技术也日趋成熟。RPA作为一个轻量小巧却能撬动巨大价值的技术，必将被企业应用到更多领域。当采购遇上RPA，带来的是更高效、灵活、严谨的采购业务执行体验，帮助提高采购战略管理的升级，进而提高企业的整体生产效率与管理决策能力，真正推动以新技术应用带来的企业数字化与智慧化转型。
作者介绍
张诗源 Shirley Zhang，SAP Ariba 中国区数字化卓越中心采购转型顾问
多年海外咨询公司企业管理咨询经验，覆盖企业运营，财务管理，供应链及采购管理提升，对大数据、云计算以及企业数字化转型有丰富的理解。现致力于在中国区推广 SAP Ariba & Fieldglass 云平台，借助业界领先的管理理念及应用方案，帮助企业运用先进技术实现管理数字化转型。
相关资源推荐
