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SAP iRPA 助力企业工作的深度自动化

本文作者:SAP成长型企业社区 文章来源:SAP成长型企业社区 2020-08-20 13:48

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引言-关于中国企业的数字化历程


自从改革开放,邓小平提出「科学技术是第一生产力」以来,企业内部的数字化、自动化是一个利用科技的重点发展方向,而随着内部流程的数字化、自动化,企业的运行效率有了很大的提升,极大地减少了管理者的工作量,将他们的精力解放出来去做更有前瞻性的战略工作。


但是除了管理者之外,企业的日常任务的执行人员呢?机器人工厂将工人从枯燥的流水线工作解放了出来,我们能否也将他们的生产力从枯燥的日常重复性工作解放出来,投入更有创造性的方向呢?于是,RPA 诞生了。


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什么是 RPA?


RPA(Robotic Process Automation,机器人流程自动化)即以自动化软件作为虚拟劳动力,依据预先设定的程序与现有系统进行交互并完成预期的任务。


前文《SAP 智慧 RPA - 为财务人员减负提效添良方》提到,企业日常任务的执行人员,他们也会有许多枯燥的重复性工作,而 RPA 的诞生,就是像工厂里的机器人流水线一样,来解放企业内消耗在重复性工作上的生产力的。它针对任务执行人员日常的作业工具:电脑,在电脑上模拟人的行为,并将重复的有规律的一系列人的行为,打包后由一个软件机器人来执行。


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比如说有的企业每小时都需要最新的各个货币汇率,而国家外汇管理局又是没有提供数据查询接口,这个时候就只能依靠人工每一小时打开网站,找到数据,生成 Excel 表单,再打开 ERP,输入事务代码,上传数据表单,而这个过程一次可能就需要五到十分钟,一个员工一天六分之一的时间可能就消耗在了这样一件微不足道的小事上。而有了 RPA,每一小时电脑自动打开网站,找到数据再传入 ERP,速度快,还不会有人工操作的错误,这个员工就多了许多时间去处理那些创造性的工作。


为什么 RPA 会如此火热?

RPA 解决了什么问题?


如上文提到,RPA 的本质是在用 ERP 代替规律性的管理流程之外,更深层次的是去代替业务人员规律性的操作,为什么这个技术最近会如此火热呢?大概原因可能有以下几点:


首先,随着企业管理的逐渐数字化,可优化的空间逐渐变小,而相比较管理流程的优化,直接节约业务人员时间的效果更加立竿见影,并且在部署之前即可较精准的预测投入产出比。


其次,随着人力成本的提高,业务人员的时间也变得越来越宝贵,没有哪个公司愿意看到自己高薪聘请来的人才每天在重复枯燥的过程中消耗时间和精力,RPA 省出的时间与精力会极大地提高公司的运行效率;还可以加速许多业务操作的同时提高精准度,同时还降低了每个新入职员工对于新工作的学习成本。


最后,在快速的价值体现之外,还有着实施难度的下降:由于是模拟人对电脑的操作,不涉及系统与系统之间的集成,也不涉及每个系统自身的安全管理,实施的速度之快远超深度的集成方案,所需时间一般是以周为单位计算。


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RPA 如何解决这些问题的?

原理是什么?


既然 RPA 有这么多好处,那么以前为什么没有人创造 RPA 而现在却大行其道呢?首先,我想这可能和企业的数字化历程有关,在初期,管理流程自动化的优先级自然是大于业务执行的自动化的;其次,也与 RPA 的原理有关。RPA 本质上是模拟人在计算机界面上的操作,业务人员的每一次点击,每一次操作键盘鼠标都需要可以被软件所模拟,也就意味着 RPA 需要有识别每一个操作界面的能力,但是在十多年前,业务人员使用的各种软件界面参差不齐,没有办法用一个统一的技术标准去概括所有界面,也就导致了没有一个 RPA 可以横跨数十种软件界面进行编程。


而随着统一的前端标准技术例如 JavaScript 的出现,网页前端技术的发展逐渐统一,与此同时,云办公时代的到来使得许多企业管理软件更多地出现在了浏览器界面内,与网页使用同一套技术标准。在这样的环境下,只要 RPA 能够实现对网页的识别与操作,就能够满足大部分软件的要求;再加上对于 Windows 常用办公软件比如 Word、Excel 的识别,二者的组合就可以实现最基本的 RPA。


什么样的场景适用于 RPA?


1、重复性强的操作


数字助理可以加快和改善这一过程。例如,将聊天机器人和 RPA 机器人集成在一起以代表用户执行运营工作;部分流程完全由脚本执行,例如24/7执行。


2、数据收集(多入口多出口)


合并和处理来自多个数据源的数据,例如 Excel,供应商门户,SAP 系统;

在流程执行过程中,用户触摸了多个应用程序。例如:Excel、Outlook、Web应用程序、SAP S/4HANA、ECC、非 SAP 系统。


3、人机交互(服务单/报告)


与多个利益相关者的批准跟进;触发工作流;自动解决服务请求;财务报告;邮件处理。


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SAP iRPA 的特色功能




1、对 SAP 应用的深度适配:


相当数量的企业级 RPA 脚本,都涉及到对 SAP 各类系统的操作,并需要同外围系统(Word、Excel 等)进行数据交互。SAP 针对这些系统预置了适配器和功能库(Connectors & Libraries),确保脚本快速设计部署,并可以准确运行,易于维护,长期可靠;与此同时,SAP iRPA 也天生契合 SAP 各类系统的安全管理,可以读取到每个界面最深层次的结构,这个能力是许多第三方 RPA 提供商不具备的。


2、同 SAP 智慧套件原生结合,提供端到端方案:


在不同 SAP 系统之间的深度集成达成之前,只能够靠人手工分别登录不同的系统去完成不同的任务,即使这个任务是周期重复性的,比如销售订单的生成和在财务系统内的登记,但是有了 RPA,不需要触及系统本身也能大大加速跨越不同系统之间的业务流程,实现浅层的端到端解决方案。


3、针对 SAP 各业务线流程的预置内容包:


近100个预制的 RPA 内容包,大大加快了相对应的经典场景实现的速度:

1)在应用商店找到你的场景(https://store.irpa.cfapps.eu10.hana.ondemand.com/)。

2)补充上你的系统的对应参数比如系统网址、业务代码。

3)部署使用并在云上监控运行情况。


即使是个性化的场景也可以以预置内容包为基础,仅需要在找到场景后添加自定义部分即可实现差异化的需求,真正的做到了开箱即用。


4、极低的拥有成本与极高的投入产出比:


SAP iRPA 以用量为计费标准,实施时的开发套件,云上的管理系统,运行时的本地 Agent 全部不收费,仅仅以开始使用后的实际用量计费,拥有成本极低;结合预置内容包,开发速度快,价值实现所需时间短,投入产出比高。


5、依托于 SAP 云平台的强大的可拓展性与安全性:


SAP iRPA 搭建于拥有12000+企业客户的 SAP 云平台上,自然也拥有了 SAP 云平台所拥有的强大安全功能,同时在可扩展性上也是其他单独的 RPA 平台所不能比拟的。


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常见 RPA 场景介绍


数据采集:


针对不提供数据采集 API 的网站,我们只能手动的去登录,然后一个个的复制到本地的 Excel,最后再打开 ERP 系统,输入业务代码,再将数据上传,这类流程重复性高,而且很枯燥;有了 RPA,这类工作全部可以交给机器人:

人机交互:


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重复性强的操作(集中在财务方向):


1.销售到收款(OTC)

(1)自动开票:机器人自动抓取销售开票数据并自动进行开票动作。

(2)应收账款对账与收款核销:机器人取得应收和实收数据,按照账号、打款备注等信息进行自动对账,并将对账差异进行单独列示,对于对账无误的进行自动账务核销。

(3)客户信用管理:自动进行客户信用信息的查询并将相关数据提供给授信模块用以客户信用评估、控制。


2.采购到付款(PTP)

(1)供应商主数据管理:自动将供应商提供的资料信息进行上传系统处理(比如获取营业执照影像并识别指定位置上的字段信息,填写信息到供应商主数据管理系统,上传相关附件)。

(2)发票校验:基于明确的规则执行三单(发票、订单、收货单)匹配;发票处理:发票的扫描结果的自动处理(与机器人结合的OCR、发票的自动认证等)。

(3)付款执行:在缺少直接付款系统对接的场景下,可考虑利用机器人提取付款申请系统的付款信息(付款账号、户名等),并提交网银等资金付款系统进行实际付款操作。

(4)账期处理及报告:比如自动财务处理(应付、预付重分类等)。


3.差旅与报销(T&E)

(1)报销单据核对:比如自动发票信息核对(申报数与发票数等)、报销标准核查等。

(2)费用自动审计:设定审计逻辑,机器人自动按照设定的逻辑执行审计操作(数据查询、校验并判断是否符合风险定义)。


4.存货与成本

(1)成本统计指标录入:机器人自动。

(2)成本与费用分摊:期末机器人按脚本分步或并行执行相关成本、费用分摊循环。


5.资产管理(FA)

(1)资产卡片管理:批量资产卡片更新、打印、分发等。

(2)期末事项管理:资产折旧、资产转移、报废等的批量处理。


6.总账到报表(R&R)

(1)主数据管理:主数据变更的自动系统更新、变更的通知、主数据的发布等。

(2)凭证处理:周期性凭证的自动处理、自动账务结转、自动凭证打印。

(3)关联交易处理:关联交易对账等。

(4)薪酬核算:在缺少系统对接场景下的自动薪酬账务处理。

(5)自动化报告:格式化报告的自动处理。


7.资金管理(TR)

(1)资金管理:根据设定的资金划线执行自动资金归集、自动资金计划信息的采集与处理等。

(2)对外收付款:收款与付款的自动化处理。

(3)银行对账等:机器人取得银行流水、银行财务账数据,并进行银行账和财务账的核对,自动出具银行余额调节表。


8.税务管理(Tax)

(1)税务申报:税务数据的采集与处理、税务相关财务数据、业务数据的采集与处理,自动纳税申报。


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总结


SAP iRPA 作为组成 SAP 云时代生态的重要一环,是为了帮助客户能够在最短的时间释放足够多的生产力而存在的:


· 拥有与 SAP 解决方案的天然集成,并且预置了上百个经典场景的内容包,足以帮助客户以最快的速度利用上 iRPA 机器人的丰富功能;


· 使用低成本的用量计价模式,开始使用之前无需任何投入,使用时也可以随时切换新的机器人而没有沉没成本;


· 搭建在 SAP 云平台的基础上,与全球12000+企业用户共享一套强大的安全与管理体系。


有了这样一套低成本、高产出、快速见效,还有足够安全保障的 RPA 系统,相信能够极大地帮助到中国的客户解放员工生产力,让员工专注于更加有创造性的工作上去,企业也能在这个创新的时代独领风骚!


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