荟聚业内菁英,领读前沿趋势

当采购遇上RPA,如何四两拨千斤?

本文作者:SAP Ariba 智慧采购 文章来源:SAP Ariba 智慧采购 2020-09-08 12:09

183

数字化时代智能新技术层出不穷,其中以软件机器人来仿真人类用户,来执行重复通用型任务的RPA技术应用场景正在不断丰富。采购是企业生产经营中必不可少的环节,同时也是企业全面数字化转型中重要的战略部门。然而,在数字化趋势中,相对于其他部门,采购的智能化进程稍显落后。当企业采购遇上RPA,如何通过轻量的RPA技术,来撬动显著的降本增效价值?


Q:什么是RPA?


A:RPA(Robotic Process Automation, 机器人流程自动化)的核心是通过自动化、智能化技术来代替“人”,通过软件机器人自动执行重复性、低价值、无需人工决策的固定性流程化操作。


1.webp.jpg


Q:为什么采购需要RPA?


A:完整的采购端到端流程一般包含采购计划、供应商管理、询价/比价/议价、合同签订、请购/订购、收货、核对发票、申请付款等。各环节涉及到大量的数据处理、表单制作、信息比对等重复性工作,往往耗费大量人力和时间,还有较高的人工失误率。同时,随着疫情影响下的远程工作模式的普及,员工对于移动办公的要求也日益增长。企业在开源节流维持经营的状态下,也在不断寻求提高员工效率降低运营成本的创新方式。在这种情况下,传统上大量依靠办公室员工开展的采购工作面临着加速转型的需求。


Q:RPA对于采购的价值


A:RPA机器人由于可以根据事先编写好的脚本自动执行任务,可作为“数字员工“7x24小时全天候工作,为企业采购部从日常重复枯燥的低价值工作中解放大量人力的同时,还可以加速业务流程的高效性与准确性。这样一来,采购部门的工作重心就可以更多地转移到价值创造性工作,比如更多专注战略采购,更多关注在供应商合作与供应链优化,为企业整体转型提供战略性的支持。


简单来讲,RPA在采购流程中的价值有:


1、灵活轻量级部署,无缝对接已有系统,快速实施不占用额外资源


2、打破信息孤岛,轻松跨越财务、库存、生产、采购系统搜集数据,提高决策能力


3、根据企业需求,自动化全流程或部分流程,实现采购流程全生命周期管控,加速采购业务执行速度,低成本扩充生产力,降低采购运营成本与流程风险,增强采购合规性


RPA在采购端到端流程中的应用场景举例


1. 寻源管理

随机抽选评标人:RPA自动随机从专家库中抽选评标人,或者按照比例或要求抽选限定评标人,再通过接口自动将名单录入寻源项目,保证评标工作的公平公正。


2. 合同管理

通过RPA与NLP、OCR技术的结合,根据字符规则针对合同中的文字和图片提取关键信息,生成合同结构化数据,如供应商、合同条款、行项目等,再自动导入到合同管理系统中进行对应归档及后续执行追溯。


3. 供应商管理

1)供应商信息录入:通过RPA自动识别和整合供应商调查问卷以及更多开放供应商数据信息,以便高效全面的管理供应商基础信息,降低人工事务。

2)供应商批量评估:利用RPA定期批量触发供应商资质评估项目,通过抓取评估问卷中的关键信息及资格证书,与其他第三方数据进行比对,验证资质真实性与时效性,更精准高效地分级管理大量供应商。


4. 采购订单管理

通常情况下,采购部需要在检查库存水平后,针对库存不足的物料进行手动补货。借助RPA,即可实时监控设定物料库存水平,自动生成库存水平通知,以及在库存水平低于预设安全阈值时自动生成相应采购订单,从而帮助打造更高效的库存管理及采购执行流程,帮助提升企业供应链敏捷性。


5. 发票管理

通过RPA和OCR技术的结合,自动识别发票信息,提取发票基本数据导入到发票管理系统,为后续三单匹配(订单-收货单-发票)以及财务过账流程提高效率和精度。

 

针对发票管理场景,通常公司会设置专人进行采购订单的发票手工录入及匹配,往往要占用大量工作时间进行重复劳动,且易受人为错误影响。通过 SAP Ariba 发票管理和 SAP iRPA 结合的方案,企业采购或财务人员在收到供应商纸质发票后,可随时随地通过手机拍照发送至指定触发RPA的邮箱,RPA识别邮件附件发票信息后调用OCR进行图片数据提取及结构化,数据就可轻松导入到Ariba 发票管理中。Ariba 系统进行自动三单匹配,确认无异常处理后即可发起付款申请,保证采购到付款流程的高效与合规。


(SAP Ariba RPA 发票场景演示视频)


如何在采购领域更好地应用RPA


一、规范流程和业务规则,逐步扩展。要让固定执行命令的RPA有效应用于业务流程,需要首先确定非常明确、固定的流程、业务规则和步骤。企业可先从局部采购流程应用开始,通过结合人工智能的自主学习和认知能力,逐渐拓宽和延展RPA的应用范畴。


二、拥抱采购数字化趋势,推动数字化应用。RPA对数据和信息的处理,需要以文件数字化为基础,因此企业需要逐步应用电子合同、电子发票等发展趋势,以及结合前端OCR与AI技术,拓展RPA的单一功能。


三、控制数据安全,持续优化应用流程。RPA的特点是快速传输信息,出于信息和数据安全性的考虑,目前还需要人机交互进行适当监督与控制。同时需要在应用过程不断评估调整流程与范围,真正优化采购工作流。

 

随着中国人口红利的逐渐消失,劳动力不足的情况正在出现,人工成本的持续增加不利于企业的长远转型发展。互联网技术发展迅猛,人工智能技术也日趋成熟。RPA作为一个轻量小巧却能撬动巨大价值的技术,必将被企业应用到更多领域。当采购遇上RPA,带来的是更高效、灵活、严谨的采购业务执行体验,帮助提高采购战略管理的升级,进而提高企业的整体生产效率与管理决策能力,真正推动以新技术应用带来的企业数字化与智慧化转型。


作者介绍

张诗源 Shirley Zhang,SAP Ariba 中国区数字化卓越中心采购转型顾问


多年海外咨询公司企业管理咨询经验,覆盖企业运营,财务管理,供应链及采购管理提升,对大数据、云计算以及企业数字化转型有丰富的理解。现致力于在中国区推广 SAP Ariba & Fieldglass 云平台,借助业界领先的管理理念及应用方案,帮助企业运用先进技术实现管理数字化转型。



相关资源推荐

瑞好(苏州):利用自动化减少重复工作以提高劳动力生产率

icon 成功案例

使用iRPA自动从国家外汇管理局网站提取汇率

icon 解决方案

当采购遇上RPA,如何四两拨千斤?

icon 解决方案

重磅:SAP 智能业务机器人在中国盛大发布,引入新数字员工

icon 趋势观点

SAP 智慧 RPA-为财务人员减负提效添良方

icon 趋势观点

SAP iRPA 助力企业工作的深度自动化

icon 趋势观点

大咖推荐阅读

瑞好(苏州):利用自动化减少重复工作以提高劳动力生产率

icon 成功案例

使用iRPA自动从国家外汇管理局网站提取汇率

icon 解决方案

当采购遇上RPA,如何四两拨千斤?

icon 解决方案

重磅:SAP 智能业务机器人在中国盛大发布,引入新数字员工

icon 趋势观点

SAP 智慧 RPA-为财务人员减负提效添良方

icon 趋势观点

SAP iRPA 助力企业工作的深度自动化

icon 趋势观点

请 SAP 专家与我联系

我希望通过下列方式接收 SAP 的信息:

我同意 SAPSAP 集团共享我在此提供的信息,以便这些实体向我发送其他的市场营销相关信息。

SAP 将依据隐私声明使用在此提供的任何数据。

提交

获取更多 SAP 产品资讯

请与 SAP 专家沟通

点击获取

不需要,谢谢