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人人都能成为RPA能手,揭开SAP智能业务机器人神秘面纱

本文作者:售前情报站 文章来源:Macro 程红艳 2020-09-14 10:39

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众所周知,SAP中国在6月份发布的SAP智能业务机器人,为我们解决重复、复杂的业务场景及实现业务的智能化处理又提供了一个有力的“武器”。相信很多人有这样的感受,刚接触时会觉得SAP智能业务机器人特别高科技、也特别神秘,究竟这个“武器”有多神秘,怎样才能发挥这个神秘“武器”的功效,今天就来与大家一起分析探讨,为大家揭开SAP智能业务机器人神秘的面纱。


我们先从一个财务日常处理经常遇到的场景开始,财务人员经常需要将接收到的邮件附件或系统外处理的凭证手工录入系统,在这个场景中主要是通过手工收集、录入的方式来处理财务系统外的电子表格,看起来貌似简单,但事实证明这样一个简单的场景处理起来通常复杂而低效,且容易出错。


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接下来我们看看怎样借助SAP智能业务机器人来实现该场景的智能化处理。如下的流程图说明了SAP智能业务机器人针对该场景的实现过程,我们假设给这个场景取名《自动手工财务凭证导入》:


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自动手工财务凭证导入SAP 智能业务机器人流程图


在《自动手工财务凭证导入》场景中,一旦财务人员邮箱收到带有对应标题为“财务凭证”的EXCEL附件,就会触发SAP智能业务机器人下载该文件;然后,SAP智能业务机器人打开SAP S/4HANA Fiori Launchpad并登录到预先指定的S/4HANA系统,将当前Excel凭证数据批量导入到SAP系统(FI凭证过账),每处理完一张凭证,SAP智能业务机器人会记录生成的财务凭证编号,并将其写回EXCEL工作表。下面我们来分析一下,怎样在SAP智能业务机器人中通过四步法来实现这个场景。


第一步,先从SAP Bot Store(详细地址见文末标注)中下载《自动手工财务凭证导入》场景对应的SAP智能业务机器人脚本,SAP通过Bot Store不断预置和丰富对应的智能业务机器人场景,就像SAP在企业管理解决方案中提供的最佳业务实践一样,SAP也将智能业务机器人对应的场景预置成相应的最佳业务实践,如下图,我们可以通过访问SAP Bot Store来查看相应的SAP智能业务机器人预置场景:


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点击《自动手工财务凭证导入》场景,可以查看详细的SAP智能业务机器人场景说明:


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第二步,在SAP Bot Store中将《自动手工财务凭证导入》场景脚本下载后,可以通过 SAP 智能业务机器人开发工具Desktop Studio进行《自动手工财务凭证导入》场景脚本的修改、测试和模拟,如下图:


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在Desktop Studio中,我们可以查看《自动手工财务凭证导入》场景明细的脚本步骤,包括对邮件的操作、EXCEL的读取、SAP系统的操作等,在实际场景使用过程中,我们可以在预置的脚本内容基础上进行修改和调试,通过修改、调试来生成符合企业实际场景需要的《自动手工财务凭证导入》SAP智能业务机器人脚本。

 

第三步,将Desktop Studio调试好的SAP智能业务机器人脚本部署到SAP智能业务机器人Cloud Factory中,对于测试演示可以使用Trial Factory版本(通过https://cockpit.hanatrial.ondemand.com/可以申请Trial Factory试用账号)。


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在SAP智能业务机器人Cloud Factory中设置智能业务机器人场景的触发条件,比如根据每个场景的执行情况可以设置启用或生效的时间。


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第四步,通过安装在PC终端的SAP智能业务机器人Desktop Agent来启动或设置SAP智能业务机器人的执行,Desktop Agent会实时与Cloud Factory中部署的《自动手工财务凭证导入》场景连接,并根据Cloud Factory触发条件来执行智能业务机器人场景,如下图:


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《自动手工财务凭证导入》场景通过 Desktop Agent执行完后,完成SAP财务凭证的录入,在SAP系统中查询SAP智能业务机器人生成的财务凭证如下:


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从上面《自动手工财务凭证导入》的简单SAP智能业务机器人场景实现过程中, 我们看到SAP除了通过预置智能业务机器人场景来帮助企业快速实现智能业务机器人的应用以外,还提供对应的智能业务机器人管理工具帮助企业实现RPA设计、开发、使用到维护全过程的管理,这就是SAP智能业务机器人三大功能组件:Desktop Studio、Cloud Factory和Desktop Agent(测试版本的三大组件可以在https://tools.hana.ondemand.com/#cloud下载)。

 

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功能组件一:Desktop Studio(RPA场景开发端)是SAP智能业务机器人的集成开发环境。Desktop Studio允许企业灵活构建“有人参与”或“无人参与”的RPA场景。有人参与的RPA场景是指那些需要最终用户在需要时干预或按需启动的RPA。无人参与的RPA场景是指那些可以在没有任何最终用户干预的情况下自主运行的RPA。通过Desktop Studio可以基于API或UI录制的模式灵活实现企业RPA场景,同时,可以对SAP智能业务机器人Store下载的预置场景进行修改和调试来满足企业自身RPA场景的需要。


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功能组件二:Cloud Factory(RPA场景管理与监控端)负责集中管理与SAP智能业务机器人相关的通用资源,用来实现智能业务机器人环境管理、Desktop Agent管理、通过项目包和配置项部署Desktop Studio项目、以及对各Desktop Agent 的工作情况进行监管等等。Cloud Factory可以将项目、场景以及工作部署到Desktop Agent,一旦SAP智能业务机器人场景脚本准备就绪,项目将从Desktop Studio导出并上载到SAP智能业务机器人Cloud Factory。在这里,管理员可以创建多个配置,以协调安排和执行SAP智能业务机器人的位置、方式和时间。同时,在Cloud Factory可以实时监控和获取各SAP智能业务机器人场景的配置和执行情况。


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功能组件三:Desktop Agent(RPA执行端)负责SAP智能业务机器人场景运行时客户端。Desktop Agent可以在有人参与或无人参与模式下运行。它可以执行编写好的智能业务机器人场景脚本,这些脚本使用Desktop Studio开发,并通过Cloud Factory进行部署,Desktop Agent必须连接到Cloud Factory才能正常工作,Desktop Agent能够通过模拟自然人对计算机软件的各种操作来执行自动化流程。


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综上所述,借助SAP智能业务机器人企业可以快速灵活实现各种RPA场景建设,尤其是对于SAP ERP应用系统的支持,通过SAP智能业务机器人基于API和元数据的实现方式,可以简化RPA的开发和维护管理,快速实现各种RPA场景的上线。从前面《自动手工财务凭证导入》SAP智能业务机器人的实现过程我们还看到,除了SAP智能业务机器人提供的三大功能组件之外,SAP结合企业在智能业务机器人建设过程中不断积累的经验,通过预置最佳业务实践脚本,为提供成熟、稳定的SAP智能业务机器人应用场景,最新预置的财务、采购、销售、数据管理等⽅⾯的智能业务机器人已经发布在SAP Bot Store,有兴趣的朋友可以了解⼀下。


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特点总结


与很多RPA解决方案采用基于录屏的实现原理不同,SAP智能业务机器人基于API和元数据实现机器人自动操作,从根源上避免了原有系统界面更改之后造成原有流程脚本失效的可能性。随着RPA的流行和成熟,目前市场上出现大量的RPA相关的解决方案供应商,但是大多数RPA解决方案还是依赖于原有应用程序界面,通过对原有应用程序UI的录制来实现RPA的处理,这就充分暴露出这些RPA方案的缺点,即一旦原有应用程序UI进行了修改,就要对RPA重新录制和配置,SAP智能业务机器人除了基于API和元数据实现RPA解决方案外,还通过集成机器学习丰富了基于规则的RPA方法。比如SAP已经推出基于智能业务机器人的自动银企对账功能、自动GR/IR处理功能等,这些智能业务机器人的应用场景都集成了机器学习。


对于SAP智能业务机器人的揭面就到此为止,希望通过这样的介绍可以让大家更加了解SAP智能业务机器人的实现过程;同时,现在你就可以动起手来,基于SAP提供预置智能业务机器人场景来实现自己SAP 智能业务机器人的创建和使用。希望通过不断的了解和实践,人人都能成为RPA能手,也欢迎大家持续关注SAP智能业务机器人相关内容的更新。


注:SAP Bot Store地址为:https://store.irpa.cfapps.eu10.hana.ondemand.com/


作者介绍

程红艳  SAP中国资深财务方案架构师


从事企业信息化建设与管理近二十年,拥有多年的企业信息化架构设计和项目管理经验,在离散制造、专业服务、化工、农牧、贸易、银行等行业领域有较多的SAP实践经验,专注于SAP先进的财务管理理念研究和实践,致力于帮助企业实现财务数字化转型。


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