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中小企业:如何应对费用管理挑战?

本文作者:SAP成长型企业社区 文章来源:SAP成长型企业社区 2020-06-15 11:07

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在全球化发展和数字化经济的双重推动下,中国企业对费用管理的需求越来越大。


因此,如何高效便捷地搜集、整理费用相关数据?如何细化数据的颗粒度?如何建立合法合规的费用管理体系?都成为了企业管理者重新定义自身数字化发展策略的一个重要参考指标。


那么,如何通过数字化手段,把费用管理这样的企业“业务挑战”实现落地、变现,需要中小企业管理者,尤其是财务和 IT 领导者等多种角色来承担。


01、CFO应该如何去做?


CFO 作为知晓企业经营机密最多的高层管理者之一,不再是简单的数据提供者,更需要从数据洞察中给 CEO 和董事长提供企业发展战略指导和建议。所以,针对费用管理, CFO 需要重点解决以下工作:


提供一致且可扩展的基础架构:


为了更好地整合差旅及费用管理流程,CFO 需要为日益庞大的组织结构提供专门的支持,目的是消除冗余或分散的系统,并整合业务扩展过程中出现的新系统和新团队。


引导费用支出流向最优先的事项:


CFO 需要实时了解整个企业或各个团队的费用支出,同时进行预测和主动管理,确保每一分预算都能发挥最大效能。


流程一致性与合规性:


CFO 不仅需要降低风险和成本,更要始终遵守不断变化的市场特定税务和法规要求,所以,在整个企业内实施一致的流程非常有必要。


简化处理流程,提高员工效率:


CFO 需要考虑为员工提供极具吸引力的差旅预订移动应用,节省员工处理费用报告的时间,同时利用智能自动化将财务人员从耗时的任务中解放出来。


优秀的企业案例:


海能达通信股份有限公司是总部位于中国深圳的全球化民营上市公司,1993 年成立,专注于专网行业,是全球专网的领先企业。海能达致力于为全球政府及公共安全、城市应急、交通、能源等行业用户,提供全方位、领先的专网通信与调度集成解决方案,提升组织效能,构建安全世界。


海能达公司目前在全球拥有超过 8,000 名员工,整体业务涉及全球120多个国家和地区,同时在德国、 加拿大、英国、美国等地都设有研发中心和销售中心,所以国内的很多员工经常出差海外,全球各地频繁奔波,对差旅预定和报销的需求非常之大。


最终,海能达的 CFO 采用了 SAP Concur 解决方案,收获了以下具体效益:


· 对于海能达公司来说,SAP Concur 的解决方案首先能够在效率方面为公司带来切实可见的差旅费用管理提升。例如 SAP Concur 的手机审批功能,不仅可以满足商务差旅人士的移动办公需求,还能带来明显的效率提升。


· SAP Concur 解决方案可支持商务信用卡的交易,因此差旅相关的数据可以自动导入系统,为报销、审批乃至后续的财务分析都带 来极大的便利。此外,由 SAP Concur 积极打造的差旅生态圈,以及差旅报销政策的系统嵌 入,可全方位帮助企业保障员工报销的真实性 与合规性。


· 在财务分析方面,SAP Concur 差旅和费用管理解决方案更是可帮助企业打造多维度、可视化的财务分析体系,包括集团层面的报销、出差员工地点统计、员工和部门报销排名、出差投入产出分析、合规性分析、可疑费用分析、预算使用情况分析、供应商分析等等,从而让企业的财务部门真正做到对差旅相关的各项花费一目了然,心中有数。


“SAP Concur 已经围绕差旅的各个环节搭建了一个非常庞大 的生态圈,涉及到各个环节的众多合作伙伴。可喜的是,我们同时还可以根据自身的业务需求进行自主选择,逐步推进,在实施过程中不断完善。有了这样的生态圈,让我们今后对于差旅和费用管理系统的建设更加充满信心,我们会不断实践,积极迈向更加光明的未来!”

—— 海能达通信股份有限公司财务负责人


02、CIO应该如何去做?


CIO一直肩负引领企业技术创新和投资的重任,需要确保这些创新和投资能够为企业带来显著成果。所以,针对费用管理,CIO 往往选用数字技术,简化 IT 工作流程来实现企业费用管理的自动化,具体聚焦在以下几个方面:


发挥数据的效能:


通过智能技术,集中处理支出数据,并利用交互式仪表盘和报表来支持更明智的决策,帮助管理者根据业务增长优先事项调整预算。同时,还可以通过数字技术帮助财务部门自动执行审计、发票和支出匹配方面的重复性工作。


集成流程和系统:


与 ERP 系统相集成,通过统一的系统帮助财务部门对差旅、费用和对公支付进行管理,减少员工处理的时间和工作量。


提供灵活的用户体验:


通过令员工满意的移动应用,支持实时预定行程、管理支出、费用报告,并利用人工智能、机器学习和自然语言处理功能,自动解读和归类电子或纸质票据中的费用信息,帮助企业实现更快速、更智能的运营。


优秀的企业案例:


阜阳大可新材料股份有限公司成立于2007年,是一家专注于中高密度纤维板研发、生产和销售的企业。


随着家居行业竞争日益激烈,阜阳大可希望开辟更大的市场空间,由上游粗加工转向高附加值的家居定制,由 to B 属性的生产型企业转型为 to C 属性的全产业链服务型企业,这背后,阜阳大可首先要做好准备的就是:一个强有力的数字化基础设施。全产业链数据上云之后此前,阜阳大可的信息化基础代表了很多国内制造企业的现状:仅用一套基本的财务软件实现财务报表的输出、报税,在供应链端和整理流程方面非常薄弱。


最终,阜阳大可的 CIO 采用了 SAP S/4 HANA Cloud 解决方案,收获了以下具体效益:


· 此前,由于流程不规范,人为干预空间打,仓库每到盘点时都会出现各种的问题。现在阜阳大可所有的流程都按照规范操作,实现库存数据与财务账目高度一致,将库存盘点时间从之前的1天降低到2小时。


· 此前发票的开具、客户信用额度的设计都依赖于财务人员个人经验,现在按照 SAP S/4 HANA Cloud 标准化的财务流程走,财务对账周期从之前的7天降低到48小时,财务人力成本降低了30%,同时大大降低了财务风险。而且,由于系统在云端自动升级,阜阳大可后续的 IT 运维成本也降低了50%。


“未来,阜阳大可的业务将逐步走向全国。我们对数字化转型的远景就是,未来集团入场运营中所有的问题,都能同一套系统下解决。能用信息化解决的全部用信息化解决,能够不通过线下沟通的全部通过线上系统流程解决。”

 ——郑光泽,阜阳大可首席信息官


03、CFO 与 CIO 需共同协作,实现企业的智慧费用管理


对于企业来说,费用管理不仅需要财务管理者的战略指导与建议,同样也需要 IT 领导者的技术创新与投资。所以,只有 IT 部门和财务部门的通力合作,企业的费用管理才能够消除隐藏的制约因素,创造双赢局面。


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通过示例可见,只有 CFO 与 CIO 的共同协作,才能推动企业持续创新,提高业务可视性和可扩展性,并利用智慧洞察来运营智慧企业,完善企业流程,提高效率,同时优化风险与合规管理,最终提高企业的业务增长能力。


04、总结


数字经济时代下,虽然 CFO 和 CIO 的企业角色不同,但在数字化转型的驱动下,只有两者更深入的合作,才能进一步提高效率、节约成本并支持业务发展。


所以,2020年,如何把视角「从过去望向未来」,中小企业 CFO 和 CIO 们,不妨多拥抱彼此的合作,为企业在数字化经济的转型下,提供一个持续有效的“双赢实践”。


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