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安全合规的智慧财务系统如何炼成?

本文作者:SAP Concur 费用管理云 文章来源:SAP Concur 费用管理云 2020-10-13 11:13

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2020年充满了太多的不确定,在不确定中找寻确定性,成为每一家志在未来的企业的共同选择,而数字化转型就是当今最大的确定性。


SAP Concur于近日开展了《新常态下财务管理的新未来》调研,聚焦于亚太地区企业员工对财务和行政流程的要求与期望。这份调研报告显示:


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在中国,46%的企业员工仍然通过手动来完成财务和行政流程,占用原本正常工作的时间。据统计,只需节省10%的提交和审批报销时间,每年就能潜在为中国市场带来79.1亿美元GDP。


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企业员工和管理人员平均每月要花0.5到1个工作日的时间处理费用报销,管理人员每月要花约3.3个小时提交自己的报销申请,并耗费约6.3个小时审批下属的报销申请,很大程度上影响了企业的运行效率。


后疫情时代,企业重心由应对危机转向恢复增长,构建一个匹配快时代的智慧财务系统,能让企业在数字时代进一步实现降本增效,向业务全局数字化运营迈进,在全球化征程中乘风破浪。


9月8日,以重塑增长,决胜未来为主题的 SAP Concur 中国峰会拉开帷幕,分享了智慧财务的最新视野和最佳实践。


新常态下财务管理的新未来


SAP Concur大中华区总经理林星华表示:“企业如何通过数字化手段,利用先进技术构建高效、敏捷和富有创新的企业运营,改善业务流程并加速财务数字化转型,最终在新时代下提升竞争力和业务韧性,是当今财务管理者最需要考虑的问题之一。”


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于小处着手,财务部门在很多公司被视作传统成本中心,实则这种观念已经随着现代化手段的运用,发生了天翻地覆的变化,一个好的差旅费用管理系统,可以帮助企业节约整体费用支出的5%到10%,这就是财务部门带来的直接价值。


但是目前差旅管理应用的普及率还比较低,数据显示,2019年中国大中型企业差旅管理普及率只有11.7%,另一方面,2019年中国大中型企业差旅管理市场交易规模达2481.8亿元,同比增长18.9%。


传统费用管理流程不仅费时费力,而且还会降低流程效率,影响企业内部审批合规性。对于全球化企业,安全合规是更高一层的需求,海外的税项管理、跨境的涉税商旅和海外法规监管政策,都要求费用管控流程必须合规。


于大处着眼,企业内部的财务数字化转型,不应与企业业务的数字化转型分割开来,财务管理是企业管理的核心,更加需要运用数字技术革新传统财务流程,以推动业务创新发展,实现利润增长。


随着越来越多的大中型企业开始使用差旅管理应用,降低差旅成本、提升内部管理效率以及安全合规的诉求愈发突出,可以预见,未来几年中国大中型企业差旅管理市场规模将呈显著增长态势。


SAP Concur的目标就是为处在智慧财务转型前期或者中途的企业,构建一个高效、灵活和创新的智慧财务管理系统,为客户提供财务管理价值,实现新常态下的持续增长。


SAP Concur如何支持企业全球化?


尽管波折重重,但是全球化还是不可逆转的时代趋势,企业要做大做强也必须走向全球化,在这个过程中,先进的费用管理解决方案可以帮助企业在全球运营中省却不少烦恼。


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罗宾逊全球物流是全球最大的第三方物流供应商之一,其在全球拥有超过218家分公司,亚太地区员工超过1500名,早在2006年,罗宾逊全球物流就在中国成立办公室,致力于为中国企业提供出色的物流服务,全球运营的模式给罗宾逊全球物流提出了财务费控层面的严峻挑战。


过去罗宾逊全球物流采用传统手动报销及分散式财务管理模式,难以满足内部大批量处理补贴和差旅报销的需求。此外,员工缺少对报销费用所需支持性附件的统一指引,财务合规性不高;纸质单据的使用对任何层级员工都缺少透明度,同样不利于合规性检查;企业内部也缺乏使用统一的报批规范,管理层难以根据费用金额的大小和风险的高低实施相应的管控方案。


采用 SAP Concur 之后,罗宾逊全球物流首先实现了自动化审批流程,通过人工智能和机器学习等最新技术,SAP Concur大大简化了罗宾逊全球物流从系统实施到提交费用报告的整个支出管理流程。


SAP Concur内置自动化工具同样适用于审批流程。财务人员可基于规范化报批流程,在系统中统一批量处理员工报销和差旅申请单,还可以线上保存单据,避免因纸质单据产生的审批错误。


更重要的是,SAP Concur能够帮助罗宾逊全球物流收集数据并打通数据孤岛,将所有相关数据整合到单一视图中,从而更有效地管理预算,提高预测准确性。


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自使用 SAP Concur 至今的两年里,罗宾逊全球物流因差旅所产生的费用支出呈现逐年下降趋势。此外,数据分析技术为管理层提供了更加清晰、可靠的数据,而统一的审批流程也帮助罗宾逊全球物流加强了费用开支的合规性,实现了真正意义上的可管可控。对于全球化企业来说,安全合规事宜再怎么强调也不为过,中大型企业在全球化的进程中,往往在不经意间触碰到安全合规的高压线,国与国之间政策不尽相同,各国监管者都高度关注风险管控与合规性,制定了多层次、多领域的安全保护法规,企业一旦不小心违反相应制度,将蒙受金钱甚至业务的重大挫折。


尤其是如罗宾逊全球物流一般,业务涉及多个国家和区域,要遵守多重法律监管,对于公司的合规提出了重大挑战。SAP Concur不仅可以简化企业差旅费用管理流程和控制差旅成本,更能在确保合规性方面满足企业的个性化要求。


安全合规的智慧财务费控系统如何炼成?


SAP Concur在全球服务超过47000家不同规模及行业的客户,所以,安全合规已经成为了镌刻在 SAP Concur DNA中的一部分。SAP Concur解决方案集成了差旅和费用管理,弥补了企业合规性数据和数据安全流程方面的不足


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具体来说,SAP Concur主要从以下三方面应对管控与合规性挑战:


首先是简化流程并加强管控,SAP Concur将纸质收据转换为数字记录,从而提高费用报告的准确性并消除与现金开支相关的风险;同时使用自动化应用程序代替手动,改善了传统方法难以管理的开支类别的准确性和管控力度;而且还实现了自动化支出请求和审批,让预算经理在预订之前审查差旅费用,以便企业可以在支出发生之前就能进行管控。


其次是弥补不合规支出遗漏的不足,SAP Concur与审计专家合作,让企业能够增加支出监督,而不会增加开销;此外,SAP Concur提供对支出和关键指标的完全透明,企业可以控制成本、提高合规性、提高预测和预算准确性,从而确定支出的优先级并做出最佳业务决策;SAP Concur还为企业提供差旅和费用分析专家,使其更深入地了解数据、发现超额支出,并加强政策、合规性和成本控制。


最后是防范意外的风险,SAP Concur通过对员工差旅预定进行事前管控,以及事后对历史数据进行分析,便于企业向供应商获得一个更合理的折扣价;智能技术如人工智能和机器学习的采用,实现了费用和收据数据的自动审查。


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据了解,SAP Concur已通过 ISO 27001、SOC 1 / SSAE16 和 PCI 认证和审计,为企业数据提供高水平的安全保证。SAP Concur还支持嵌入企业差旅政策,自动标签不合规的申请。


饿了么企业版负责人高伟先生对此深有感触:“企业在面对工作用餐及福利用餐时,除了会遇到食品不卫生、商家选择难、报销流程长等基础问题,还会面临诸如成本浪费、合规失控、费控失焦等触及企业管理的核心痛点。”


饿了么企业版与 SAP Concur 合作对接,共创企业财务合规管理的解决方案,目前已成功实现审批单对接、消费数据回传等。通过最大程度地简化财务报销流程,饿了么企业版让因公消费像个人消费一样便利,在数字驱动理念下,助力企业高效经营合规。打造数字化的用餐管理体系,可以帮助企业完整打通链条所有数据,并进行数据分析,让企业财务合规人员从后台的繁琐工作中抽离出来,去做更深的数据分析,将支持性的工作变成数据业务驱动型的工作。


德勤管理咨询(上海)有限公司风险咨询合伙人张震也对 SAP Concur 的安全合规管理青睐有加,他提到,SAP Concur内置审计和费用监控100%检查,实现事件程序性、政策性的回归检查,这意味着企业内部交易和外部系统政策流程进行比对,实现完整流程监管。


很多企业需要应对外部法规的要求,典型如美国FCPA反海外腐败法,该法案要求企业必须有效的分离、识别和申报有关政府官员的费用、礼物、娱乐等支出,这就需要企业在系统中自动化识别交易明细,同时采取有效控制方法,实现自动化高效识别并预警潜在的安全合规风险。


拥抱 SAP Concur,就是拥抱最大的确定性,当企业业务数字化转型趋于雷同,智慧财税系统将成为企业的差异竞争力,SAP Concur将助力更多企业开启智慧财务数字化之路。


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