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​提升绩效管理流程的十大方法

本文作者:SAP SuccessFactors HR云 文章来源:SAP SuccessFactors HR云 2020-06-28 12:31

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通常,我们在工作中提到绩效评估的时候是什么反应?员工和管理层是否会感到反感和畏惧?他们是否会刻意回避完成与绩效相关的工作安排?脑海中是否会浮现在一堆考核表中挣扎的画面?


一些有远见的公司已经开始采取措施来改善员工和管理层的这种对绩效管理的负面情绪。他们正在采用一些创新解决方案,以确保绩效管理的流程能够带来可量化的结果,并真正地提高员工的绩效和企业的收入。


本文将为您提供10个可用于改善企业绩效管理流程的实际操作方法。


01、有效地设定管理目标


管理目标的设定是进行有效的业绩管理的基础。在制定目标时要考虑两个关键因素:第一,所定目标是否清晰、客观?第二,它们是否直接有助于企业战略的实现?


通常情况下,这个过程开始于部门经理根据公司的目标方向,来为其部门制定目标,而这些目标支持公司整体的业务战略。实现各部门目标对所有部门经理可见,能够确保各部门设定的目标没有无效重叠、并减少管理冲突,且可以让不同部门的成员看到,在哪些方面他们能够相互支持,确保他们的工作没有交叉。每个经理也可以与他们部门的成员分享所制定的目标,来确认是否所设目标能够与员工个人的绩效目标和计划相匹配。


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在制定目标时,关键工作期望和工作职责应作为最主要的指导和参考。所设目标不仅要体现“什么”是部门和公司所期望的,还要明确“如何”来实现这些期望。例如,“什么”包括预期的质量或数量是什么、要达成的最后期限是什么时候、交付成本是怎样的等;而 "如何 "则是指为实现结果而表现出来的行为,例如关注客户服务等。此外,一些组织选择在业绩预期目标设定中加入能力,以加强目标与业务战略、愿景和使命之间的联系。


SMART 法则是公认的可以帮助制定有效目标的框架方法:

· S-Specific,具体化

· M-Measure,可量化

· Achievable/Attainable,可实现/可达到

· R-Results Oriented/Realistic/Relevant,结果导向/现实性/相关性

· T-Time-Bound,时限性


参考上述框架所制定的目标,会更加易懂、更加具象、并易于评估。使目标具体化、可衡量、有时限,有助于为目标的完成设定进度和规划,并使得该进度有据可查。一些管理层会对目标进行进一步定义,在目标的开始和结束日期之间设置“里程碑”。


正如我们所提到的,目标必须是可实现的、符合实际的。如果员工知道自己在某些条件下必然无法达成目标,他们的努力和工作就会受到影响。此外,目标必须反映出员工所能控制的场景和条件,在 R(结果导向、现实性和相关性)的框架下,这些条件和场景就是必须要考虑的。


有时,对目标结果的关注会弱化实现目标的必要步骤,所以将支持目标实现行动计划纳入是非常必要的。通过保持目标的相关性,管理者进一步加强了部门目标与公司战略之间的链接,并传达了“为什么这个目标对于组织是重要的”这一重要信息。一些组织建议使用 SMARTA 或 SMARTR,其中 A 代表联盟,R 代表奖励。


注重与工作相关的客观的、基于行为的、可观察的目标执行成果,有助于确保目标指定的公平性,减少差异。书面文件的作用同样至关重要,这也是了解组织的整体目标以及个人努力如何对其做出贡献的关键所在。如果一个员工理解了他们的行动支持了业务的某个领域,那么就更容易理解当目标没有达成时对组织产生的影响,这就是使用 SMART 框架的意义。


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02、绩效管理从绩效计划开始


绩效计划以既定目标为基础,通过与成员沟通所制定的目标,制定实现目标可操作的计划,引导员工成功实现目标,为一年的工作奠定基础。


绩效计划与其他所有步骤一样,尽管有一些内容来自组织的要求,但重在管理者和员工之间的合作。绩效计划帮助员工从工作内容描述开始,确定主要的工作期望,然后逐次明确每个主要贡献领域的期望。


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在每个主要贡献领域下,重要的是确定长期和短期目标,以及围绕如何实现这些目标的行动计划。管理者可以对目标进行加权,以确定优先级,并讨论如何评估目标进展的具体细节。接下来的步骤包括确定任何会阻碍这些目标实现的障碍。如果障碍是知识、技能或行为,则应制定相应的培训或指导计划来克服。


以绩效计划为出发点,员工和经理应该定期监测目标的进展情况,遇到障碍应及时解决、定期重新评估目标,随着业务方向的变化而改变目标,并重新评估培训寻求和资源需求。沟通在这个过程中起着关键作用,也往往是后续工作中常被忽略的地方。绩效计划和持续的绩效反馈是至关重要的,因为它们能促进持续员工的改进和各层级间的开放沟通。


03、建立持续的绩效管理流程


绩效管理——不仅仅是每年一次或两次的活动,而应该是包括目标设定、绩效规划、绩效监测、反馈和辅导的一个持续不断的过程。在最关键的时机给予员工反馈,可以加强学习,并提供为实现目标而进行必要调整的机会。员工和管理层对待持续反馈的态度也非常关键,如果组织上支持将建设性的反馈纳入日常互动中,那么这种环境将鼓励组织并推动以目标为导向的绩效改进。


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04、通过更好地目标管理提高生产力


如果没有一个定期跟踪目标进展情况的机制,绩效管理过程的连贯性和周期性就会崩溃,生产力就会下降。组织可以通过定期跟踪目标,并根据需要提供反馈,调整业绩计划,克服障碍,并为错过目标截止期限做好应急准备。


目标进度讨论、以及所有的绩效反馈,都应该在建立在“相互尊重”的基础上,应是客观和支持性的。具体的场景描述可以让员工清楚地了解情况,并帮助员工专注于未来的改进。经理必须倾听员工的观点,并将员工的意见纳入未来的计划中,这一点至关重要,因为员工身处第一线,经常比经理们更清楚前线的情况。


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05、从多渠道获取信息


从多种渠道搜集、获取绩效信息可以提高客观性,确保影响业绩的所有因素都能得到考虑。信息应包括客观数据,例如销售报告、电话记录或截止日期报告,或包括其他有价值的信息譬如他人的反馈、个人观察的结果、正在进行的对话记录、影响业绩的任何外部或环境因素等记录。当然,还包括员工自我评价及其他有助于确定绩效目标的文件,例如过去的绩效评估、当前的部门和组织目标以及与职业目标相关的标准等。


为了收集其他员工的反馈意见,组织通常会采用360°的反馈流程。在完成自我评估的同时,还要求选定的同事、下属和经理围绕预先确定的领域提供反馈意见。这些反馈基于具体确定的技能或能力,并将最终结果与员工的自我评估进行比较。这种反馈不仅可以提高员工的自我认识,在某些情况下,还可以用来支持业绩评估过程。


在评估业绩时,要客观,要明确工作期望和评价方法。可以建立某些制衡机制,以确保评估的客观性。管理人员在进行评价时通常会犯错误,而减少这些错误的第一步就是承认错误的存在。在组织内建立全员一视同仁的程序有助于公平和客观。同时我们也可以允许他人检查获取评估信息的流程有效性。显然,并不是所有员工都需要获取其他员工的绩效考核结果,但像校准会议这样的流程将有助于确保一致性。在校准过程中,管理者在最终确定考核结果并与员工分享之前,需要先开会充分讨论考核结果。校准会议有助于确定个人获得不同绩效排名的原因,帮助管理者了解整个组织的流程,促进一致性,并在多数情况下能够验证管理者的决策。


校准报告对于评估流程的公平性和一致性非常有价值。例如,它可以用来比较一个部门与另一个部门或一个经理与另一个经理之间的评级。人员分析和机器学习等技术也有助于消除考绩和评价中的偏见。


06、绩效日志:记录,记录,记录!


我们需要保证“记录”的一致性和持续性,包括所有正面或负面的重要事件。以分享为目的的记录对于支持业绩决定很重要。除了记录事件的细节外,任何后续的跟进都应该详细说明。


绩效日志是管理者为每个员工保存的记录,也是绩效 "事件 "的记录。保存绩效日志有很多作用。经理可以记录成功的绩效经验或需要改进的绩效结果。当需要完成绩效考核的时候,管理者就有了历史事件记录,而不必依靠最近的记忆。此外,这些记录还可以用来支持绩效决策或评级。


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同时,它也可以作为管理者的提醒——如果日志有一段时间没有记录,也许是时候检查一下了。如果一个员工做得特别好,或者始终如一地在截止日期前完成任务,那么日志就可以作为一种提醒,以表彰他的出色工作。


此外,如果管理者注意到某方面的不足,日志可以起到提醒和记录情况的作用。绩效日志还可以作为辅导的提醒,即记录即将被分配的任务,管理者可以记下与员工讨论,以确保他/她为接下来的任务做好准备,然后跟进讨论,可以促进员工的学习和持续改进。


绩效日志应该是客观的,基于可观察到的、与工作相关的行为,还包括任何与所采取的纪律行动相关的文件。


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07、让你的管理人员做好准备,并为他提供适时的培训


管理另一个人的业绩不是一件容易的事,需要许多技能。管理人员对此需要有充分的准备才能有效地完成与业绩管理有关的任务,对于新晋升的主管来说,针对于绩效管理的培训是必须的。管理者需要了解员工的行为,如何激励员工,如何发展员工,并为他们提供辅导,时而还需要处理冲突。


在很大程度上,管理者必须是观察者,能够评估情况,提供激励,并找出干扰绩效的问题。此外,管理者还必须明白,处于不同舒适圈、能力和工作经验水平的个人需要不同程度的投入、支持和监督。管理人员如果觉得自己在提供和接受反馈、进行考绩和举行考绩会议方面有充分的准备,就会对顺利开展绩效管理工作做出重大贡献。


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08、完善绩效考核


员工的绩效考核应该是对所有已经讨论过的内容来进行的总结。根据工作期望、关键贡献领域,以及之前讨论过的目标和评价方法,考核应该是对已经与员工讨论过内容的书面确认。


考核表格应包括主要工作职责、当前项目工作、相关能力、目标和成就。以前完成的绩效考核表应作为参考文件。此外,表格还应该让员工记录他们的意见和反馈。考核表上的所有意见必须与工作相关,并以可观察到的行为为基础。


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一定要提前准备绩效考核会议,安排一个合适的地点和时间。确保员工掌握必要的信息,让他们做好充分的准备。会谈从工作要求和优势/成就开始讨论且考核的重点应该是具有前瞻性的。经理对待绩效会议的方式体现了绩效考核的重要性,应该以适当的严肃性和开放的心态来对待。经理必须对他们要讨论的内容做好准备,但同样重要的是必须做好倾听的准备。


许多人建议首先要确定会议的目的,并提供一个议程。实际上讨论的重点是与工作相关的行为,要保持讨论的客观性。在会议结束时,应总结出关键点。需要注意的是,都要请员工在评估书上签字。


09、将绩效与表彰和奖励相挂钩


现在的公司越来越多地将业绩与报酬挂钩。然而,如果没有建立一个公平公正的健全绩效管理程序,也就无法建立这种联系。


所以,管理者应该清楚地记录业绩预期的进展情况,还可以对出色的工作给予适当的认可。表彰可以通过多种方式进行,比如正式的表彰活动、非正式的公开表彰或私下的反馈。


整个组织内实行一致的按业绩计薪,对组织的发展是大有助益的。一致的程序能创造一种公平感,并显著提高工作满意度。这样员工就能够了解,如果一个部门的某个人被确定为最佳业绩,并得到相应的报酬,那么在另一个部门表现同样水平的员工也会得到类似的奖励。


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10、鼓励全面参与和成功


绩效管理的过程一定是增加价值的过程,否则就会出现阻力和消极怠工。绩效管理过程本身必须尽可能的高效和简单,自动提醒和自动时间安排工具可以帮助绩效管理过程的正常推进。


另一个有助于绩效成功的因素是高层管理人员的支持。这种支持不仅需要采取口头支持的形式,还需要请他们通过参与同样的绩效管理流程,来评估和认可这个流程的有效性、并对此做出支持。此外,当涉及到绩效管理时,请务必要考虑所在组织当前的文化。


公司氛围是否支持有效的流程?是否有一种开放、诚实的沟通文化?比如,当员工犯错时,他们是否会对交流工作失误而感到恐惧?员工必须能够坦诚地讨论绩效,并考虑如何改进,才能使整个绩效管理的进程得到实现。


另一个需要考虑的是评估流程本身的机制,机制可以包括却不限于年度调查、小组对话、经理反馈、报告等,这些机制也可以组合使用。


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下一步:选择正确的绩效管理系统


如今,各个组织正越来越多地使用创新的技术解决方案进行绩效管理实践,并将繁琐的人工流程自动化。基于云的绩效管理系统使得各种规模的公司都能负担得起机器学习、预测分析和聊天机器人辅导等先进功能和技术。这些系统还提供快速的实施计划,不需要IT的 支持,并能够自动升级。


在选择自动化绩效管理解决方案时,一定要做好研究。一些解决方案提供的只是一个电子考核表格,而有的解决方案则能够提供完整的、最佳绩效和目标管理实践。这样的解决方案包括:


· 实时报表和无纸化流程

· 目标跟踪和级联功能,以实现完整、一致及可视化绩效管理

· 自动目标管理和绩效考核提醒

· 自动合规扫描,确保措辞的适当与合法合规

· 编写助理帮助管理者准备评价表

· 支持性工具,在管理人员最需要的时候为其提供辅导支持

· 仪表盘提供汇总的或个人的绩效报告


使用传统的纸质表格汇总和数据分析往往太过费时费力,技术为我们提供了获取业绩数据的有效途径,使我们有能力对照目标计划评估进展情况,比较并校准管理人员的评级,轻松获取个人的业绩水平,并利用这些数据来支持决策。



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