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敏捷采购系列,充分发挥外部员工的价值

本文作者:SAP Ariba 智慧采购 文章来源:SAP Ariba 智慧采购 2021-02-20 15:28

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变革时代的敏捷采购


采购部门的角色正在发生变化。过去,采购部门被认为只是一个帮助企业节约成本的部门;但是现在,采购部门在帮助企业提升业务韧性和灵活性方面起到了越来越重要的战略性作用。因此,从现在开始,您必须认识到采购部门对业务成果的巨大影响力,并充分发挥这种影响力,提高敏捷性,积极利用数字化创新成果。


本次“敏捷采购”专题系列将针对采购中「成本优化」、「供应商风险」、「供应商协作」、「外部员工」及「采购的未来」这5大备受关注的板块,进行介绍和讲解,旨为您提供宝贵的洞见和实用建议,帮助您为采购部门注入新动力!


今日主题:「外部员工」


使用外部员工是未来趋势


不论企业来自哪个行业、规模如何,他们的工作方式都发生了巨大的变化。为了保持竞争力,企业越来越多地使用外部员工,其中包括: 

· 临时(或非受薪)员工,如独立承包商、自由职业者和临时员工 

· 服务提供商(提供服务的公司),如咨询公司、IT外包商、营销代理公司和设施管理公司


使用外部员工不仅有助于企业管理风险和降低成本,还能让企业获得所需的灵活性,在当今数字经济时代实现快速发展,并获得抢手的高技能人才。在本次介绍中,我们将介绍如何积极管理临时员工和服务提供商,创造更多业务价值并降低风险。下面,让我们进入正题。


为什么外部员工至关重要:数据说话

外部员工是企业的一个主要支出类别。事实上,在企业的总体劳动力支出中,外部员工支出占到了42%。 


但是,这个数字并不足为奇。如今,外部员工正日益成为企业的核心力量,帮助企业实现更多的业务目标。48%的企业高管表示,如果没有外部员工,他们公司将无法照常运营。 


外部员工还能帮助企业补充紧缺的技能,尤其是数字化技能。例如,62%的高管表示,他们的外部员工在满足企业对新专业IT技能和数字化技能的需求方面发挥了重要或极其重要的作用。随着技能短缺问题愈发严重,企业在寻觅人才时,外部员工的重要性可能会进一步凸显。


如今,除了全职员工外,企业还使用了许多其他人才资源,包括临时员工、基于工作说明书的顾问、自由职业者、私有人才渠道等等。我们将这些统称为多渠道劳动力。


简而言之,外部员工在企业的工作方式上扮演着越来越重要的角色。


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可视性需求


尽管很多企业越来越依赖临时员工和服务提供商,但一些高管仍无法掌握外部员工的基本情况,包括合同条款、职责、合规性以及他们访问系统和机密信息的权限等。比如, 只有不到一半的高管非常清楚临时员工和服务提供商的合同条款。


而对于外部员工的工作质量和里程碑进度,企业高管了解就更少了。比如,只有 1/4 的高管非常了解服务提供商的工作质量,他们对临时员工工作质量的了解也只是略好一点。


管理不善带来的沉重代价

缺乏可视性会给企业带来不利的影响,因为如果不了解情况,管理就无从谈起。特别是企业在对待服务提供商时, 通常是按照管理财务交易而非员工的方式进行处理。很多 企业并不善于管理这类合作中与人有关的事项,比如合规性、安全性和工作质量。


但是,如果不严格管理外部员工,企业将面临风险。近一 半的高管表示,在使用各种服务提供商和临时员工的过程中,他们遭遇了数字安全问题。安全性是企业高管十分关注的议题,因此,这一数字应该给高管敲响了警钟。 


此外,企业还面临其他风险。比如,40% 的高管表示他们 还面临违规支出与合规性问题;在服务提供商承担的项目中,大约有 1/4 的项目未能按时或按预算完成。 


为了降低风险并充分发挥外部员工的价值,企业必须像管理内部员工一样严格管理外部员工,其中包括确保遵守政府法规和内部政策、管理安全访问、工作质量和里程碑进度等等。此外,当与临时员工和服务提供商的合作结束后,企业必须妥善处理他们的退出,确保他们无法再访问企业的办公场所和机密信息。


通过深入了解成本、工作质量和里程碑进度,企业可以更好地评估外部员工的投资回报率,并确保从外部员工投资中获得最大回报。 


此外,如果企业能有效管理外部员工,那么员工就能在本职领域创造卓越绩效,为企业的成功做出重要贡献。外部员工管理还可以让员工有机会另辟蹊径,为企业创造更高的价值,名副其实地崭露头角。


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