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SAP Concur之移动之美

本文作者: Jo Dai 文章来源:

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多年前在咨询公司的时候,中国顾问特别羡慕美国顾问,因为美国顾问一周只工作四天,周一到周四去客户那儿出差。周五干嘛呢?周五在家做报销。


我们来算一笔帐。按照美国顾问向客户每天收费1000美元(人民币7000/人天)计算,一个顾问每年花在报销上面的工时价值为7000人民币×每月4天×12个月≈33万人民币。假设这家咨询公司有100个顾问,那么因为员工报销这件事,公司每年就损失3300万人民币!

 

在中国也有同样的问题,大家要么利用上班时间做报销,要么挤占业余时间做报销。报销成了每个人不得不做,却又觉得特别麻烦的事情。 


如果,我们在出差路上就能顺手把报销提交,听上去会不会很美好呢?


想象一下,你用商务信用卡订完机票后,消费记录和发票自动流转到一个叫Concur的报销平台,你需要做的只是在飞机上舒舒服服地坐好,用手机拍一张登机牌的照片,加进报销行程。


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你接下来的行程中,酒店发票,水单以及出租车票等都可以随时拍照上传,并创建为行程的一部分。与客户的用餐由于事先在邮件中已经抄送给了Concur,参加者会与费用项目自动关联。在结束所有差旅项目后,预览“自动生成的报告”无误后,就可以点击“提交”按钮了。


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看到了吧?整个费用提交过程几乎不需要花费你额外的时间,全在路上做完。不知你有没有开始体会到一种“移动之美”?这里的移动指的是连接,是平台,是随时随地,更是强大差旅生态圈所带来的便捷,这就是Concur。


我们可以从Concur的朋友圈进一步认识它:全球财富500强里,70%的企业都是它的客户;全球43000家客户,遍及150多个国家;Concur是公认的劳模:2016年处理了870亿美元费用,平均每天处理19万次差旅预订、73万份费用发票和1.87亿美元发票;它还有丰富的人生阅历:曾经记录过数项来自国际太空站的数据,2015年有10笔数据来自南极洲。

 

“移动之美”离不开祥“云”环绕。差旅及费用管理的规则变化很快,包括由于Uber、Airbnb、滴滴等新的消费习惯带来的费用渠道变化,以及各种法规、政策、税务规则的不断变动等(光在2016年上半年,全球就有超过2351件商品变更税务项目)。SAP Concur会随时研究与遵从FCPA法规、阳光法案以及企业关照义务等诸多法案,并及时更新发布在云方案中,满足各国开展业务所需的种种税务和财务要求。


我们还是先看几个日常工作小片段,来近距离体会下Concur带来的便利及费控理念吧:



员工小米和笑笑在食堂遇到。


小米:笑笑,上次出差你的时间最久,垫了不少钱吧?

笑笑:是啊,幸亏Concur 报销快。刚在手机上查了一下,审批效率挺高的。刚提交几天,今天就“已审计待付款”了,估计这周就能到账。

小米:这么快!信用卡还没到还款日期,利用这个时间差还能赚取利息。

笑笑:哈哈。报销不仅快,而且方便。就说报手机费吧,我在手机上打开139邮箱把发票图片保存下来就可以直接报销了,完全不用开电脑。

小米:出租车也一样。滴滴和Concur也是打通的,我现在打车费都是在手机上报销。


老板和财务总监在开会。


老板:我们计划明年向其他地区扩张。有没有可能在不影响业务拓展的前提下,尽可能控制费用支出?

财务总监:目前我们所有差旅和费用在Concur里都有事先申请、途中管控和事后分析。每个部门花费多少,是否和业绩成正比都可以预测,并按费用政策进行管理。您放心吧。



走廊里,财务部门的小Z撞见财务总监。


财务总监:快要开始审计了,各种校验票据、审批流程等要弄规范,平时不要出纰漏。

小Z:这块合规工作现在都在Concur里弄,通过事先设定的规则进行管控和提醒,不用我们人工一个一个复查了。

财务总监:很好。和供应商那边谈得怎么样了,能谈到更好的价格吗?

小Z:幸亏Concur和供应商间的数据互联互通,我们和几家供应商对交易数据一致确认没有问题,再也不像从前那样扯皮了。目前谈判很顺利。



小Z在茶水间和IT老王闲聊。


小Z:咱们这个 Concur不错,既给我们省事儿,也给公司省钱。当初实施估计挺费劲的吧?我听隔壁公司IT说,他们的费用管理和报销系统实施了整整一年,也投了不少人力维护,结果还总被员工投诉。

老王:那是因为他们没用Concur啊。咱们的实施两个月就上线了,而且云端方案自动更新升级,运维方面省心省力。

小Z:还真是。虽然Concur是Global 软件,我觉得用起来挺接地气的,感觉很方便。

老王:是啊,Concur本地化功能发布很快。你看,国人爱用微信,它就和微信联手推出了电子发票解决方案。

小Z:简直就是“Glocal”(注:Global + Local)!


最后再听听IBM告诉你为什么它选择SAP Concur吧。作为跨国巨头, IBM需要一个统一平台将员工差旅及费用的全球化管理落实,以规范员工的差旅报销及财务行为。IBM 全球差旅报销战略及运营部门总监强调:


 “SAP 拥有广泛的全球经验,是IBM数字化转型中重要的一部分,而SAP Concur是差旅及费用管理的专家,双方联手为IBM带来一个无可替代的解决方案。”

 

Concur的故事今天就讲到这里。很动心吧?赶快联系SAP来体验Concur的移动之美吧。


作者介绍

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戴丽莉    SAP资深方案架构师


混迹咨询界十余年,行业横跨电力、电子商务、零售、化工、重工、消费品、保险、汽车、地产等等。终日与各类数据打交道,从最初的项目管理数据、人力资源数据到后面的财务数据、供应链数据、POS数据到现在的费用数据。一路上,始终保持着初心,且行且拾撷,在技术中探索业务,在业务中解密技术。总的来说,对企业IT建设战略规划、商务智能体系架构、差旅及费用管理有“独到”见解。 



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