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七大场景最强还原:企业间接物料采购管理

本文作者:SAP Ariba 智慧采购 文章来源:SAP Ariba 智慧采购 2020-10-23 10:49

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采购品类管理是重要的采购战略管理之一,其将企业购买产品与服务的支出费用按照不同的功能,划分为不同的采购类别,然后对不同的品类进行采购费用支出,供应市场和供应商等进行研究和分析以制定差异化的采购策略和流程。


一般情况,企业的采购品类可分为直接物料和间接物料两大类。直接物料应用于最终产品上,生产制造过程中产生的原材料、元器件及相关辅料等。很多企业,特别是制造业在长期发展过程中,针对直接物料的管理相对较为成熟,形成了系统化的采购及成本管理的策略,可压缩的成本空间有限。


而间接物料,与最终产品不相关,为企业运营相关的消耗性产品或者服务。相比于直接物料,优先级较低,间接物料由于计划性差、品类繁杂、单次订货量小、低值易耗等特点,管理的难度也是比较大。在企业采购部门持续面临降本增效的指标下,间接物料的领域越来越被采购所重视,面临企业利润率提升的压力,需要企业进一步提高采购集约化管理能力,挖掘更大的采购降本空间。在这样的背景下,如何管理好间接物资变得尤为重要。


SAP 总结了企业间接物料采购的的七大主要购买渠道(buying channel),不同的购买渠道适用于不同的品类物料和采购场景。


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场景一:电子商城目录


1、目录商城


这是企业针对间接物料请购最常用的模式。适用于大多数企业间接物料品类,例如办公用品,IT 设备及标准件,非库存管理的 MRO 等。目录项包含商品的描述信息、规格、价格、图片等详细信息。Ariba 支持的目录维护方式多种:


· 企业采购自维护面向员工的内部电子商城。上架的品类可关联相应的采购合同,遵从合同规定的价格及商务条款。


· Punch-out 目录:此类目录通过跳转的方式可直接访问供应商自有目录网站;选择品类加入购物车后,返回到 Ariba 系统进行后续的请购、审批、采购的流程。企业无需自行维护商品目录。


目录商城的应用可大大简化采购流程,采购部门筛选好品类和供应商,制定好采购的规则和流程,需求人员遵从系统规范来完成整个采购过程,大大减少了采购的周期。目录商城的应用也会减少系统外采购支出,减少临时或一次性的购买行为,便于采购部按品类统计年度采购需求,更好的分析采购支出,集中规模效益,使得采购拥有跟供应商更好的议价权。企业内部而言,业务需求部门依据需求选择所需物料后加入“购物车”,获批准后即可下单给供应商,到货验收后财务予以付款,无须采购部跨部门或和供应商的反复沟通交流,节约采购部的时间和精力,以用于战略性采购管理工作。


2、现货采购


又称 spot buy,主要指借助公开市场上第三方的专业电商采购平台的供应资源。例如易贝、苏宁易购等通用物资电商平台,适用于企业长尾采购最尾端的低频次的、价值较低的品类,为了补充企业内部目录商城的所未能覆盖的少量商品类别,也确保了非寻源和合同外采购的支出可视化与管控。又或者震坤行、米思米等专业 MRO 用品电商平台,由于 MRO 备品备件类物资需求难以做年度需求汇总和采购计划,需求出现时每次的规格要求可能根据现场的工况需要参考一些工具书选型,对采购的专业性要求很高,为了避免现场选错型的问题,建议交给专业的 MRO 用品平台来处理。平台有专业的技术团队可以提出客观的选型建议,并且平台积累的供应商资源广泛,规模效益往往比单独找供应商购买获得更大的价格优势。对于企业采购而言,省去了现场沟通的同时达到降本增效的目的。


3、合同发布


又称 release contract,该类采购请购申请是基于签订的合同,采购订单会消耗合同的金额。SAP Ariba 中的合同包含了供应商所提供的商品或服务类别,商品或服务的描述、价格、规格等以及供应商的条款和交付条件。合同可以为标准的合同也支持总括订单(BPO)合同。BPO 是以预先确定的价格在预先确定的时间内或者以在市场或者其他条件下确定的价格,为了某些物资或者服务而向供应商下的定期协议(通常一年以上)。针对企业日常一些标准的消耗类物料,简单的设施维护服务等,该类物料购买频次高,批量较小,市场上供应商资源丰富,属于充分竞争市场。企业可统计上年度的采购需求,和供应商在签订的合同框架下,一次下单,多批次交货,定期拉对账单。BPO 合同模式可以帮助企业和供应商简化重复的采购程序,减少下订单的数量,提高采购作业效率,节省人工作业成本。因为此类场景下采购订单会消耗合同金额,消耗金额可预警,所以在合同创建和维护的过程中要格外仔细,以确保合同总金额,合同生效到期的起止日期,商品和服务的价格以及其他合同数据的准确性。


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场景二:基于合同开票


又称 invoice against contract,允许企业可在不需要采购订单的情况下,对供应商提供的产品或者服务开具发票付款。适用于大多数服务类型的采购场景,且服务具有重复固定性的采购频次和重复开票的特点,例如企业咨询服务、广告和媒体投放、IT 外包服务、重复性租金或者定期送水服务等。尽管采购过程不需要生成采购订单,简化企业和供应商重复的采购流程,减少下订单的数量,节省人工作业成本。但流程上须将寻源,合同管理和采购执行流程集成一体,以确保遵从采购政策和合同规定的条款内容,针对合同/ BPO 的发票系统可跟踪所有必要的信息保证合规性。


场景三:外包劳动力


随着用工灵活度的提升,越来越多的企业对于临时外部劳动力的需求增大,外部劳动力和高级人才对企业经营能独立核心业务也息息相关。不是所有的岗位都需要全职雇佣,很多专业人才也希望有更加灵活的用工方式,比如外包项目经理、审计工程师、咨询律师等。外包劳动力属于企业采购场景之一,需要管理从人员需求到付款结算开票的全采购闭环。对于企业而言,外包劳动力的采购不仅仅是成本增效考量,涉及到企业合规等诸多方面。以前,企业和大型外服公司签订服务合同,外服员工在出现合规问题,企业相关责任不大,权利和义务由外服公司承担,但新劳动法规定,要求将管理的颗粒度下沉到外服每个员工,企业在外包劳动力的使用过程中,负担相应的责任。好的的外包劳动力采购应满足以下几个条件:


· 企业可快速创建并响应外部劳动力需求申请,加快候选人审查和甄选过程,从而加速申请到采购交付的周期时间。


· 减少临时性的外包劳动力采购,采购过程确保服从企业的标准费率标准,遵从雇佣管理标准和法规要求。


· 验收通过,审批通过的服务工单自动转换为发票,系统三单匹配,消除人工对账带来的潜在风险,提升采购效率。


场景四:战术协同寻源


此类采购场景需要买卖双方在购买过程中针对价格或服务范围进行协商,适用于具有可变定价的商品材料、印刷材料或定制带配置清单的产品等。战术协同寻源采购在一些需要竞标的公共部门,例如学校和政府组织应用比较广泛。在协作性申请中,买方创建采购申请(通常带建议价格),然后发送给供应商进行协商。供应商可以拒绝或提交更新申请,一旦更新的请求已由企业买方审核并批准,将成为采购订单。协作申请发送给一个或多个供应商进行协商,根据供应商反馈报价来决定。企业往往会建首选供应商库,根据不同的品类,设定相应的一个或多个首选供应商,首选供应商是最常见的协同供应商,当然,潜在的供应商也可以根据采购实际业务能快速引入。


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场景五:服务采购订单


可用于计划内或计划外的服务采购,其中采购项目的详细信息未知,只能提供成本估算。适用于需要基于估算的服务类别,例如现场服务、复杂的建筑工程;投资活动(包括资本支出和运营支出);公共设施或运输物流等变量服务采购。由于项目独特的复杂性,所有相关方在创建采购订单时可能都不知道具体细节。在很多情况下,完成工作后,供应商在现场根据实际情况会录入服务条目表或调整服务条目表,其中包含实际的成本和数量等详细信息。买方可以在供应商不可见的 PO 上指定服务最大数量级。


场景六:非目录请购


面对一些第一次购买、不经常使用、未出现在企业目录商城的品类,可通过手工添加的方式在系统里创建临时需求申请。原先企业没有系统去管理此类采购时候,往往通过报销的方式完成费用的归结,但是这类支出的统计会被排除在采购支出分析的范畴,不可管控,即使在系统支持下可人工录入请购单数据,但从业务和采购的角度来看,管理都更加耗时,流程效率低下。企业应严格控制非目录请购的使用,尽量避免此类采购场景的出现。与此同时,企业应定期审查和分析产生的非目录请购的需求,对于重复请买的品类可以考虑纳入目录管理范畴,或者通过现货购买的方式,制定出最佳的渠道策略。


场景七:非订单发票


不是大多数采购支出的首选解决方案,因为在采购过程中缺少采购订单会妨碍端到端采购支出管理。但是,针对一些低频次、非经常性的费用,例如慈善捐款、一次性缴税等采购场景,系统里这种方法一定程度上可以通过增加工作流程和审批流来控制可统计的采购支出,即便如此,企业也应严格控制非订单发票的采购行为发生。


尽管间接物料的采购需求复杂度高,组织内部协同难度较大,但只要坚持运用好的品类策略思路,借鉴选择实施以上探讨的间接物料购买渠道和场景,通过专业的系统来支撑,就可以帮助企业逐步改善间接物料的采购管理,同时不断深化和完善采购品类策略,就一定会让间接物料采购管理朝着卓越的方向发展。


作者简介

李潇然 SAP Ariba 中国区资深售前顾问

拥有多年丰富企业信息化管理方案咨询、设计和落地经验,擅长企业管理咨询和 IT 咨询,尤其在采购供应链及人力外包服务领域拥有丰富的实战经验。服务过客户涉及高科技、零售、离散制造、金融等多个行业,参与多个企业采购供应链数字化变革项目。现致力于在中国区推广 SAP Ariba & Fieldglass 数字化解决方案,协助企业积极拥抱数字化经济,转型智慧经济。


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